Todo o técnico deve fazer uma base de dados própria. Claro que com o tempo ela vai crescendo e tudo se complica. É necessário ter uma organização mínima para que tudo venha a funcionar. Não há nada mais aborrecido que termos algo e não sabemos onde.
Logo temos de encontrar a nossa maneira de organizar ou copiar o método de alguém que já o tenha feito.
Para começar é necessário ter algumas ferramentas para esta organização.
Posso depois dar algumas ideias de como fiz a minha e como a estou a gerir (São cerca de 800 Gigas) e posso achar em segundos qualquer dos ficheiros que nela exista.
Aqui vão umas ferramentas,

Para ficheiros bloqueados:

  Por vezes quero apagar um ficheiro ou uma pasta e não é possivel de nehuma maneira.

Este programa resolve ---> Unlocker 1.8.9 (1.9.0 é a última versão) é livre e pode ser encontrado para baixar em vários sítios.

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  Se necessário alterar numa pasta muitos ficheiros, isso é uma autêntica seca. Por ex. quero por em letra pequena 60 ficheiros que tenho na pasta Tecnimagem. Adicione datas, substitua números, insira caracteres, converta para maiusculas, adicione numeros sequenciais, processe pastas e sub-pastas....e muito mais...

Este programa resolve ---> Bulk Rename Utility, Build 2.7.1.1 tambem livre e pode ser encontrado para baixar em vários sítios.

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  No Windows 7 a procura é espartana. Assim se temos uns quantos Gigas de informação e queremos uma busca eficiente, rápida e ajustada ás necessidades. Também procura muito bem dentro dos arquivos.

Este programa resolve ---> Agent Ransack 1.7.3 tambem livre e pode ser encontrado para baixar em vários sítios.

Boas dicas amigo Xystus.

Cumpts!